При осуществлении инвентаризации весьма важным является грамотное определение процедуры ее проведения

Повышению уровня обслуживания потребителей и эффективности функционирования всей цепочки создания ценностей служит в том числе и своевременное пополнение запасов организации. Основной же целью проведения инвентаризации в организации является установление соответствия компьютерных данных о наличных объемах всех видов продукции находящихся в запасах, реальной ситуации.

Инвентаризация, как правило, происходит путем ручного пересчета продукции на складах. Но поскольку этот процесс дорогостоящий, организации стараются проводить его как можно реже. Тем не менее от точности информации, имеющейся в организации, зависят в том числе и финансовые результаты ее функционирования, на основании которых принимаются управленческие решения. При осуществлении инвентаризации весьма важным является грамотное определение процедуры ее проведения: в случае ошибочного подсчета продукции точные данные могут быть заменены ошибочными; отвлечение работников от их непосредственных функциональных обязанностей может нарушить производственный процесс, увеличить накладные расходы организации, принести вред и т. п.

Инструментами инвентаризации являются:

  • Карточки подсчета. Они представляют собой учетные карточки, размещаемые на полках или складских участках до начала инвентаризации. В них отмечаются: наименование участка (или его номер), номенклатурная позиция продукции, фактические данные о имеющемся количестве продукции и количестве, отмеченном в компьютере. Последняя информация заносится уже после проведения инвентаризации, чтобы не оказывать давления на работников, осуществляющих ее.
  • Таблицы учета. Они упрощают процесс проведения инвентаризации по сравнению с использованием «карточек подсчета», поскольку в них одновременно учитывается до 20 номенклатурных позиций. Однако их применение повышает вероятность учета только тех позиций, которые указаны в таблице, в то время как вероятность учета обнаруженных при инвентаризации, но не указанных в них снижается.
  • Радиометки. Прикрепляя к полкам с продукцией, их можно использовать в качестве заменителей бумажных носителей. Ускоряют процесс проведения инвентаризации, но первичная установка и закупка специализированного оборудования для работы с ними делают этот инструмент учета менее распространенным.

Проведению инвентаризации способствует выполнение ряда несложных правил:

  • До начала инвентаризации необходимо навести порядок в местах ее проведения, проверить как работает наружная канализация.
  • Необходимо наличие детальной карты склада, чтобы проверяющие могли легко найти нужный участок, а также сделать собственные отметки.
  • Необходимо выделить инвентарные зоны, которые способствуют тотальному учету хранящейся продукции, поскольку при проведении инвентаризации по товарным линиям некоторые товары, не относящиеся к ним, но обнаруженные при инвентаризации, могут быть не учтены. Кроме того, наличие зоны позволяет работникам определиться с объемом работы.
  • До начала основной инвентаризации надо провести инвентаризацию зон, на которых хранятся медленно оборачивающиеся товары.
  • Необходимо разработать механизм коррекции данных для случаев выбытия продукции с участка, подвергшегося инвентаризации.
  • Рекомендуется максимально осуществить отгрузки продукции до начала инвентаризации.
  • Никакая продукция не должна перемещаться во время инвентаризации, дабы избежать повторного учета, а также выбывать с зон инвентаризации, чтобы не подтолкнуть к проведению повторного подсчета.
  • Следует проводить постоянные проверки подсчета, в том числе постоянно проверять отчеты о несоответствиях в программах ЭВМ; важно при этом учитывать единицы измерения, применяемые в учете и при инвентаризации.
  • По окончании проведения инвентаризации необходимо собрать всех ее участников и уточнить их мнения о процедуре проведения инвентаризации ее достоинствах и недостатках, чтобы устранить отмеченные упущения при следующей инвентаризации, а также упростить ее.

При проведении периодической инвентаризации (один или несколько раз в год) чаще всего используют один из следующих методов:

  • инвентаризация по географическому принципу — рекомендуется проводить не менее четырех раз в гад. Согласно этому принципу, все пространство склада разбивается па равные участки, которые подвергаются инвентаризации в течение равных периодов. Систематические проверки содержимого всех участков упрощают поиск утерянной или положенной не на свое место продукции, а также продукции, находящейся между участками;
  • инвентаризация методом ранжирования — проводят по наиболее часто оборачиваемым и наиболее прибыльным позициям. Обеспечивая более высокую точность данных, метод не способствует поиску «затерявшейся» продукции.

Продолжительность и точность периодического учета зависят от квалификации и добросовестности осуществляющего его персонала и времени, выделенного на его проведение.

24.08.2013
Наверх